Sveikatos priežiūros ir socialinės globos įstaigoje padėjome nustatyti, kur DI galėtų palengvinti teisės aktų analizę, vidinių tvarkų rengimą, maitinimo planavimą ir saugos mokymų medžiagos kūrimą.
Sveikatos priežiūros ir socialinės globos įstaiga kasdien tvarko didelę apimtį vidinių procesų: teisės aktų stebėjimą, vidinių tvarkų rengimą, darbuotojų instruktavimą, maitinimo planavimą ir saugos reikalavimų užtikrinimą. Kartu su skirtingų padalinių atstovais, nuo teisės iki technikos ir duomenų analitikos, surengėme idėjų sesiją, kurios tikslas buvo nustatyti, kur DI galėtų sumažinti administracinę naštą, neliečiant tiesioginės pacientų priežiūros.
1. Teisės aktų apžvalga ir analizė. Įstaigai reikia nuolat sekti besikeičiančius teisės aktus ir įvertinti jų poveikį vidinei veiklai. DI galėtų paruošti reguliarią apžvalgą ir pažymėti, kurie pakeitimai reikalauja dėmesio.
2. Vidinių tvarkų ir procedūrų rengimas. Pareigų instrukcijų, procedūrų ir gydymo protokolų rengimas užima nemažai laiko. DI galėtų paruošti pirminę struktūrą pagal panašių dokumentų pavyzdžius, kurią specialistas patikrina ir patvirtina.
3. Instrukcijų darbuotojams rengimas. Instrukcijos, kaip naudoti įrangą ar chemines priemones, dažnai rengiamos nuo nulio kiekvienam naujam atvejui. DI galėtų pagreitinti šį procesą paruošdamas aiškų, struktūruotą tekstą.
4. Atsakymų į valdiškų institucijų raštus rengimas. Kasdienėje veikloje tenka rengti daug atsakymų į oficialius paklausimus. DI galėtų paruošti pirminį atsakymo variantą pagal gautą raštą ir vidinę informaciją.
5. Maitinimo planavimas pagal nustatytus kriterijus. Savaitinio meniu sudarymas pagal turimas technologines korteles, maistingumo normas ir alergijas yra pasikartojanti, taisyklėmis pagrįsta užduotis, kuriai DI tinka itin gerai.
6. Ekstremaliųjų situacijų ir saugos mokymų medžiagos rengimas. Rizikos analizių, ekstremaliųjų situacijų valdymo planų bei civilinės ir gaisrinės saugos mokymų medžiagos rengimas reikalauja daug laiko. DI galėtų paruošti pirminį turinį pagal nustatytą struktūrą, kurį saugos specialistas peržiūri.
7. Pretenzijų tiekėjams rengimas. Kai gaunamos prekės neatitinka sutarties sąlygų, tenka parengti pretenziją pagal nuotrauką ir tiekimo sutartį. DI galėtų paruošti pirminį pretenzijos tekstą, sutrumpindamas šį procesą.
Šioje organizacijoje idėjos apėmė kelias skirtingas kompetencijų sritis, teisę, duomenis, techninius procesus, todėl Strategijos etape svarbiausia buvo nustatyti prioritetus pagal tai, kuris padalinys gautų didžiausią naudą greičiausiai. Eksperimentavimo etape kiekviena idėja būtų testuojama su realiais, bet apibendrintais duomenimis, o Adaptacijos etape parengtume aiškias naudojimo taisykles ir apmokytume komandas, kad sprendimai taptų kasdienio darbo, o ne vienkartinio bandymo dalimi.
Jei jūsų organizacija taip pat nori sistemingai peržiūrėti, kur DI galėtų sumažinti administracinę naštą, rezervuokite nemokamą 30 minučių konsultaciją.