Padėjome viešojo sektoriaus institucijai nustatyti, kur DI agentai galėtų automatizuoti viešųjų pirkimų proceso žingsnius: nuo tiekėjų vertinimo iki dokumentų tikrinimo ir standartinių atsakymų rengimo.
Viešojo sektoriaus institucija kasdien tvarko didelę apimtį viešųjų pirkimų dokumentų: techninių specifikacijų rengimą, tiekėjų pasiūlymų vertinimą, atsakymus į paklausimus ir dokumentų viešinimą. Kartu su pirkimų skyriaus komanda surengėme praktinę idėjų sesiją, kurios metu žemėlapiavome kiekvieną proceso žingsnį ir ieškojome, kur DI agentas galėtų sutaupyti daugiausiai laiko nekeliant papildomos rizikos.
Kadangi viešieji pirkimai yra griežtai reguliuojama sritis, kiekviena idėja buvo vertinama ne tik pagal potencialią naudą, bet ir pagal tai, kur DI turėtų likti pagalbiniu įrankiu, o galutinį sprendimą visada priima žmogus.
1. Rinkos tyrimo ir tiekėjų kvalifikacijos tikrinimo agentas. Prieš skelbiant pirkimą reikia patikrinti galimų tiekėjų sąrašus pagal kvalifikacijos kriterijus. DI agentas galėtų paruošti pirminį sąrašą ir patikrinimo santrauką, kurią specialistas peržiūri ir patvirtina.
2. Dokumentų atitikties tikrinimo agentas. Prieš skelbiant techninę specifikaciją svarbu įsitikinti, kad ji nėra netiesiogiai pritaikyta vienam konkrečiam tiekėjui. DI galėtų atlikti pirminę patikrą ir pažymėti rizikingas vietas.
3. Šablonų agentas standartiniams raštams. Raštai laimėtojui, dalyviams ir atsakymai į dažniausiai pasikartojančius tiekėjų paklausimus šiuo metu rengiami rankiniu būdu. DI agentas galėtų automatiškai užpildyti šablonus pagal turimus duomenis, paliekant specialistui tik peržiūrą.
4. Pasiūlymų atitikties techninei specifikacijai tikrinimo agentas. DI galėtų sutikrinti gautus pasiūlymus su technine specifikacija, pažymėti neatitikimus ir pasiūlyti klausimus patikslinimui.
5. Automatinis prekių ir paslaugų kodo (BVPŽ) parinkimas. Pagal pirkimo pavadinimą ir aprašymą DI galėtų pasiūlyti tinkamą klasifikacijos kodą, kurį šiuo metu tenka parinkti rankiniu būdu iš ilgo sąrašo.
6. Pasiūlymų apjungimo ir vertinimo agentas. Kai gaunama daug tiekėjų pasiūlymų skirtingais formatais, DI galėtų juos sujungti į vieną lentelę su filtrais ir paruošti pirminę vertinimo apžvalgą.
7. Dokumentų nuasmeninimo agentas. Prieš viešinant sutartis ar pirkimo dokumentus, reikia pašalinti asmens duomenis. DI galėtų atlikti pirminį nuasmeninimą, kurį specialistas patikrina prieš publikavimą.
Viešajame sektoriuje kiekvienas DI sprendimas turi atitikti skaidrumo ir atsakomybės reikalavimus, todėl žmogaus patvirtinimas išlieka kiekviename etape. Būtent dėl to pradedame nuo Strategijos etapo, kuriame kartu su jumis nustatome, kur automatizavimas duos naudą nesumažinant proceso skaidrumo, tada Eksperimentuojame su realiais, bet nejautriais duomenimis, ir tik po to Adaptuojame sprendimą į kasdienį darbą kartu apmokydami komandą.
Jei jūsų institucija taip pat nori sistemingai peržiūrėti, kur DI galėtų sutaupyti laiko pirkimų ar kituose administraciniuose procesuose, rezervuokite nemokamą 30 minučių konsultaciją.